Inhaltsverzeichnis
- 1. Definition: Was bedeutet „Einkaufskosten senken“?
- 2. Einleitung: Warum der Einkauf der größte Gewinntreiber ist
- 3. 10 Tipps zur Senkung der Einkaufskosten
- 4. Deep Dive: Die Kostenstrukturanalyse (Cost Breakdown)
- 5. Fazit: Erfolgreich Einkaufskosten senken
- 6. FAQ zum Thema Einkaufskosten senken
Definition: Was bedeutet „Einkaufskosten senken“?
Das Ziel, Einkaufskosten zu senken, umfasst im professionellen Beschaffungsmanagement weit mehr als nur das Drücken des Einstandspreises. Es bezeichnet die strategische Reduzierung aller Kostenarten, die entlang der Supply Chain anfallen.
Um den Erfolg messbar zu machen, unterteilt man die Kostenblöcke üblicherweise in drei Bereiche:
- Direkte Materialkosten: Der klassische Preis, der auf der Rechnung steht (Einstandspreis).
- Indirekte Prozesskosten: Die internen Kosten, die entstehen, um den Artikel zu beschaffen (z. B. Personalkosten für Bestellung, Rechnungsprüfung, Wareneingangskontrolle).
- Kapital- und Lagerkosten: Kosten, die durch gebundenes Kapital im Lager, Schwund, Veralterung oder Lagerfläche entstehen.
Eine nachhaltige Strategie muss immer alle drei Säulen adressieren. Wer nur am Preis dreht, aber dafür hohe Lagerbestände aufbaut, hat die Gesamtkosten oft nicht gesenkt, sondern nur verlagert.
Einleitung: Warum der Einkauf der größte Gewinntreiber ist
Im B2B-Umfeld gilt die alte Kaufmannsregel: „Im Einkauf liegt der Gewinn.“ Tatsächlich hat eine Senkung der Einkaufskosten einen direkteren Einfluss auf das Betriebsergebnis als eine Umsatzsteigerung.
„Jeder Euro, der im Einkauf eingespart wird, wandert direkt in den Gewinn. Jeder Euro Umsatz hingegen trägt nur zu einem Bruchteil, nämlich der Marge, zum Ergebnis bei.“
Wenn Sie bei einer Umsatzrendite von 5 % Ihren Gewinn verdoppeln wollen, müssen Sie theoretisch den Umsatz verdoppeln – ein gewaltiger Kraftakt. Senken Sie jedoch die Material- und Beschaffungskosten um nur wenige Prozentpunkte, schlägt dies oft mit dem gleichen Hebel auf den Gewinn durch, ohne dass ein einziges Produkt mehr verkauft werden muss.
Dieser Ratgeber zeigt Ihnen 10 praxiserprobte Hebel, um diese Potenziale zu heben.
10 Tipps zur Senkung der Einkaufskosten
Tipp 1: Bedarfsbündelung über Abteilungen hinweg
Oft bestellen verschiedene Abteilungen (IT, Marketing, Produktion) ähnliche Waren bei unterschiedlichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen.
- Die Maßnahme: Führen Sie eine gründliche Spend-Analyse durch. Identifizieren Sie Warengruppen, die zentral beschafft werden können.
- Der Effekt: Durch die Bündelung erhöhen Sie Ihr Einkaufsvolumen bei weniger Lieferanten, was Ihre Verhandlungsmacht massiv stärkt und Mengenrabatte ermöglicht.
Tipp 2: Maverick Buying eliminieren
„Maverick Buying“ bezeichnet das Beschaffen von Waren oder Dienstleistungen am Einkauf vorbei. Ein Mitarbeiter kauft schnell Toner im Schreibwarenladen um die Ecke, statt den Rahmenvertrag zu nutzen.
- Das Problem: Sie verlieren Transparenz, zahlen meist höhere Preise und erhalten oft schlechtere Zahlungsziele.
- Die Lösung: Implementieren Sie klare Richtlinien und benutzerfreundliche Bestellsysteme. Wenn der offizielle Weg der einfachste ist, hört das wilde Einkaufen auf.
Tipp 3: Total Cost of Ownership (TCO) statt Preis-Fokus
Der günstigste Angebotspreis ist oft nicht die günstigste Gesamtlösung. Ein billiges Bauteil, das die Produktion durch Fehler aufhält oder hohe Lagerkosten verursacht, ist am Ende teurer.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl folgende Faktoren neben dem Preis:
- Lieferkosten und Zölle
- Lagerhaltungskosten
- Qualitätsprüfungskosten
- Wartungsaufwand und Lebensdauer
- Entsorgungskosten
Tipp 4: Spezifikationen prüfen (Over-Engineering vermeiden)
Hinterfragen Sie kritisch die Anforderungen der Fachabteilungen. Brauchen Sie wirklich das Premium-Material mit der extremen Hitzebeständigkeit für ein Bauteil, das nie heiß wird?
- Value Engineering: Setzen Sie sich mit der Technik zusammen und prüfen Sie, ob Standardkomponenten statt teurer Spezialanfertigungen genutzt werden können. Oft können Spezifikationen leicht gelockert werden, ohne die Produktqualität für den Endkunden zu mindern, was den Einkaufspreis drastisch senkt.
Tipp 5: Lieferantenkonsolidierung
Viele Unternehmen haben zu viele C-Lieferanten, bei denen nur sporadisch bestellt wird. Jeder Kreditor verursacht interne Verwaltungskosten (Stammdatenpflege, Rechnungsprüfung, Buchhaltung).
- Die Strategie: Reduzieren Sie die Anzahl der Lieferanten (Single- oder Dual-Sourcing für bestimmte Bereiche).
- Der Vorteil: Weniger Prozesskosten und ein höherer Status beim verbleibenden Lieferanten.
Tipp 6: Digitalisierung und E-Procurement
Manuelle Bestellprozesse sind Kostentreiber. Faxe, E-Mails und Telefonate kosten Arbeitszeit.
- Automatisierung: Nutzen Sie E-Procurement-Lösungen und Katalogsysteme für C-Teile.
- EDI-Anbindung: Verbinden Sie Ihr ERP-System direkt mit dem der Hauptlieferanten.
- Effekt: Dies senkt die Prozesskosten pro Bestellung oft von über 100 € auf unter 10 €.
Tipp 7: Bestandsmanagement optimieren
Hohe Lagerbestände binden Kapital, das an anderer Stelle fehlt (Liquidität) und verursachen Lagerhaltungskosten.
- Just-in-Time: Prüfen Sie, ob bei A-Gütern eine Just-in-Time-Lieferung möglich ist.
- Konsignationslager: Vereinbaren Sie mit Lieferanten, dass diese Ware bei Ihnen lagern, die aber erst bei Entnahme bezahlt wird. Das Risiko und die Kapitalbindung verbleiben so lange wie möglich beim Lieferanten.
Tipp 8: Rahmenverträge neu verhandeln
Verträge, die vor Jahren geschlossen wurden, entsprechen oft nicht mehr den aktuellen Marktbedingungen.
- Benchmark: Vergleichen Sie Ihre aktuellen Konditionen regelmäßig mit dem Markt.
- Trigger: Nutzen Sie Rohstoffpreis-Indizes. Wenn Rohstoffpreise sinken, sollten Sie aktiv Nachverhandlungen fordern, anstatt auf das Angebot des Lieferanten zu warten.
Tipp 9: Make-or-Buy-Analysen durchführen
Manche Dinge, die intern produziert werden, können externe Spezialisten günstiger und besser (Buy). Umgekehrt kann es bei gestiegenen Einkaufspreisen oder hohen Margen der Lieferanten sinnvoll sein, Leistungen wieder ins eigene Haus zu holen (Make). Führen Sie diese Analyse einmal jährlich für Kernkomponenten durch.
Tipp 10: Einkaufskooperationen nutzen
Gerade für mittelständische Unternehmen (KMU) fehlt oft die Marktmacht der Konzerne.
- Einkaufsgemeinschaften: Schließen Sie sich Einkaufsverbänden an, um C-Teile, Energie, Fuhrpark oder Büromaterial zu beschaffen.
- Vorteil: Sie profitieren von Großkundenkonditionen, die Sie als Einzelunternehmen niemals erreichen würden.
Deep Dive: Die Kostenstrukturanalyse (Cost Breakdown)
Wenn einfache Preisverhandlungen an ihre Grenzen stoßen, greifen Profis zur Kostenstrukturanalyse (Cost Breakdown Analysis). Hierbei wird der Preis des Lieferanten nicht als „Black Box“ akzeptiert, sondern in seine Bestandteile zerlegt. Dies ist einer der wirkungsvollsten Methoden, um Einkaufskosten zu senken, da die Diskussion von „Meinung gegen Meinung“ zu einer faktenbasierten Kalkulation wechselt.
„Wer die Kostenstruktur seines Produktes im Detail kennt, verhandelt nicht mehr, sondern managt Margen.“
Wie Sie den Preis zerlegen
Fordern Sie Ihren Lieferanten auf (oder kalkulieren Sie dies intern mittels „Reverse Engineering“), den Preis offenzulegen nach:
- Materialkosten: Gewicht x Rohstoffpreis (börsennotiert).
- Fertigungskosten: Maschinenstundensatz x Zykluszeit + Personalkosten.
- Gemeinkosten (Overhead): Verwaltung, Vertrieb, Entwicklung.
- Marge: Der Gewinnaufschlag des Lieferanten.
Der Hebel in der Verhandlung
Sobald Sie diese Transparenz haben, können Sie gezielt angreifen:
- Szenario: Der Lieferant fordert 5 % Preiserhöhung wegen gestiegener Energiekosten.
- Analyse: Sie sehen in der Kostenstruktur, dass Energie nur 3 % der Gesamtkosten ausmacht.
- Ergebnis: Eine Erhöhung der Energiekosten um 20 % rechtfertigt rechnerisch nur eine Preiserhöhung des Endprodukts um 0,6 % (20 % von 3 %), nicht um 5 %.
Mit diesem Deep-Dive-Ansatz begegnen Sie Lieferanten auf Augenhöhe und entlarven versteckte Margen-Puffer.
Fazit: Erfolgreich Einkaufskosten senken
Das Ziel, die Einkaufskosten senken zu wollen, ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Während schnelle Preisverhandlungen kurzfristige Erfolge („Quick Wins“) bringen, liegt das wahre Einsparpotenzial in der Prozessoptimierung und der strategischen Ausrichtung.
Unternehmen, die den Einkauf nicht nur als Bestellbüro, sondern als strategischen Wertschöpfungspartner sehen, sichern sich langfristig Wettbewerbsvorteile durch bessere Margen und stabilere Lieferketten. Beginnen Sie mit einer sauberen Datenbasis (Spend-Analyse), um die größten Hebel zu identifizieren.
FAQ zum Thema Einkaufskosten senken
Was ist der Unterschied zwischen „Cost Savings“ und „Cost Avoidance“?
Cost Savings (Einsparungen) sind direkte Reduzierungen im Vergleich zum bisherigen Preis oder Budget (z.B. Preisreduzierung von 100 € auf 90 €). Cost Avoidance (Kostenvermeidung) verhindert zukünftige Kostensteigerungen (z.B. Abwehr einer angekündigten Preiserhöhung des Lieferanten). Beide Kennzahlen sind wichtig, wenn man nachhaltig Einkaufskosten senken will.
Was sind die größten Fehler beim Senken von Einkaufskosten?
Der größte Fehler ist die ausschließliche Fixierung auf den Einkaufspreis unter Missachtung der Qualität und Lieferzuverlässigkeit. Dies führt oft zu Produktionsausfällen oder Reklamationen, die teurer sind als die Einsparung. Auch das aggressive Auspressen von Lieferanten kann langfristig schaden.
Wie schnell lassen sich Einkaufskosten senken?
Erste Erfolge durch Bündelung und Neuverhandlungen sind oft innerhalb von 3 bis 6 Monaten sichtbar. Prozessuale Änderungen (wie die Einführung von E-Procurement oder die Änderung von Spezifikationen) benötigen in der Regel 6 bis 18 Monate bis zur vollen Wirksamkeit.
Lohnt sich ein externer Einkaufsberater, um Einkaufskosten zu senken?
Für spezifische Warengruppen (z.B. Energie, Telekommunikation) oder komplexe Projekte kann sich ein Berater lohnen, da er Marktdaten besitzt, die dem Unternehmen fehlen. Viele Berater arbeiten zudem erfolgsabhängig, was das Risiko minimiert.
