Wichtigste Erkenntnisse
Um den Einkauf zu optimieren, setzen Unternehmen auf drei strategische Hebel: die Digitalisierung der Bestellprozesse (E-Procurement), die Bündelung von Lieferantenvolumen und die strikte Vermeidung von Maverick Buying. Ziel dieser Maßnahmen ist es, die Prozesskosten um bis zu 30 % zu senken und die Versorgungssicherheit durch datengestützte Analysen (wie ABC/XYZ) langfristig zu erhöhen.
1. Definition: Einkauf optimieren
Eine erfolgreiche Einkaufsoptimierung ruht auf drei Säulen:
- Kostenreduktion: Senkung der direkten Materialkosten und der indirekten Prozesskosten.
- Prozesseffizienz: Beschleunigung der Abläufe durch Digitalisierung und Reduzierung manueller Eingriffe.
- Versorgungssicherheit: Minimierung von Risiken in der Lieferkette (Risk Management) und Sicherstellung der Qualität.
Zusammengefasst bedeutet den Einkauf zu optimieren, die Abteilung von einer reinen Verwaltungsstelle zu einem strategischen Wertschöpfungspartner zu entwickeln.
2. Warum die Einkaufsoptimierung überlebenswichtig ist
Der Einkauf hat sich vom reinen „Bestellschreiber“ zum strategischen Wertschöpfer entwickelt. In vielen Unternehmen liegen die Material- und Fremdleistungskosten bei 50 % bis 70 % des Gesamtumsatzes. Hier liegt der größte Hebel für den Unternehmensgewinn.
„Im Einkauf liegt der Gewinn – denn jeder Euro, der im Einkauf gespart wird, wirkt sich direkt und ungekürzt auf das Betriebsergebnis aus, während Umsatzsteigerungen erst mühsam erwirtschaftet werden müssen.“
Eine optimierte Beschaffung sorgt nicht nur für bessere Preise, sondern vor allem für schlankere Prozesse, weniger Fehler und eine stabile Supply Chain.
3. Schritt 1: Die Ist-Analyse und Transparenz
Man kann nicht optimieren, was man nicht misst. Viele Unternehmen wissen nicht genau, wer was bei wem bestellt.
Die Spend-Analysis (Ausgabenanalyse):
Der erste Schritt ist die Bereinigung der Daten. Sie müssen alle Ausgabendaten aus Ihrem ERP-System ziehen und kategorisieren.
- Warengruppen strukturieren: Ordnen Sie jede Ausgabe einer Warengruppe zu (z. B. IT-Hardware, Büromaterial, Rohstoffe).
- Datenbereinigung: Dubletten bei Kreditoren entfernen (z. B. „Müller GmbH“ und „Müller G.m.b.H.“).
- Lieferantenbasis prüfen: Wie viele Lieferanten haben Sie pro Warengruppe? Oft gibt es hier unnötige Redundanzen.
4. Schritt 2: Maverick Buying eliminieren
Ein massiver Kostentreiber ist das sogenannte „Maverick Buying“ – das wilde Einkaufen am Einkauf vorbei. Fachabteilungen bestellen eigenmächtig Bedarf, ohne Rahmenverträge zu nutzen.
Die negativen Folgen:
- Verlust von Bündelungseffekten (Mengenrabatte entfallen).
- Erhöhter buchhalterischer Aufwand durch unzählige Einzelrechnungen.
- Rechtliche Risiken durch fehlende Vertragsprüfung.
Die Lösung:
Implementieren Sie klare Richtlinien. Definieren Sie, dass Bestellungen ab einem gewissen Wert zwingend über den Einkauf laufen müssen oder nutzen Sie Katalogsysteme, in denen Mitarbeiter nur vorverhandelte Produkte bestellen können.
5. Schritt 3: Lieferantenmanagement und Bündelung
Nach der Analyse folgt die Konsolidierung. Ziel ist es, die Anzahl der Kreditoren zu reduzieren und das Einkaufsvolumen auf strategische Partner zu konzentrieren.
Strategien zur Optimierung:
- Bündelung: Fassen Sie Bedarfe verschiedener Abteilungen oder Standorte zusammen. Wer 500 Laptops für die ganze Gruppe kauft, verhandelt besser als fünf Standorte, die je 100 kaufen.
- Rahmenverträge: Schließen Sie langfristige Verträge mit festen Konditionen und Lieferzeiten.
- Lieferantenbewertung: Bewerten Sie Lieferanten nicht nur nach Preis, sondern auch nach Zuverlässigkeit, Qualität und Innovationskraft. Trennen Sie sich konsequent von „C-Lieferanten“, die mehr Ärger als Nutzen verursachen.
6. Schritt 4: Digitalisierung und E-Procurement
Der moderne Einkauf ist digital. Manuelle Prozesse, wie das Abtippen von Bestellscheinen oder das Versenden von PDF-Bestellungen per E-Mail, sind Zeitfresser.
„Die beste Preisverhandlung nützt am Ende nichts, wenn die internen Prozesskosten für Bestellung, Prüfung und Zahlung höher sind als der Wert des gekauften Produkts selbst.“
Wichtige digitale Werkzeuge:
- E-Procurement-Systeme: Diese ermöglichen eine elektronische Abwicklung von der Bestellung bis zur Bezahlung (Procure-to-Pay).
- Katalog-Systeme: Für C-Güter (z. B. Büromaterial) sollten Mitarbeiter über interne Webshops bestellen, die mit den Lieferantenkatalogen verknüpft sind.
- Schnittstellen (API/EDI): Automatisieren Sie den Datenaustausch zwischen Ihrem ERP-System und dem des Lieferanten. Bestellungen und Rechnungen werden so ohne manuelles Zutun übermittelt.
7. Deep Dive: Strategische Steuerung mit der ABC/XYZ-Analyse
Sobald die Prozesse digitalisiert sind und valide Daten vorliegen (Schritt 4), lässt sich der Einkauf methodisch perfektionieren. Hier kommt die Kombination aus ABC-Analyse (Wert) und XYZ-Analyse (Verbrauchsverhalten) ins Spiel.
Die ABC-Achse (Wertanteil):
- A-Güter: Hoher Wertanteil (ca. 70-80 % des Einkaufsvolumens), aber geringe Artikelanzahl. Hier liegt das Geld.
- B-Güter: Mittlerer Wertanteil.
- C-Güter: Geringer Wertanteil (ca. 5-10 %), aber riesige Menge an Bestellvorgängen. Hier liegen die Prozesskosten.
Die XYZ-Achse (Planbarkeit):
- X-Güter: Konstanter, gut vorhersagbarer Verbrauch (z. B. Grundrohstoffe in der Produktion).
- Y-Güter: Schwankender Verbrauch (z. B. saisonale Artikel).
- Z-Güter: Völlig unregelmäßiger Bedarf (z. B. Ersatzteile bei Maschinenausfall).
Die Optimierungs-Matrix (Strategie-Ableitung):
Kombiniert man diese Analysen, ergeben sich konkrete Handlungsanweisungen, um den Einkauf zu optimieren:
- AX-Güter (Hoher Wert, konstanter Bedarf):
Strategie: Partnerschaft.
Maßnahme: Just-in-Time-Lieferung vereinbaren, Lagerbestände minimieren, intensive Preisverhandlungen führen. - CX-Güter (Geringer Wert, konstanter Bedarf):
Strategie: Automatisierung.
Maßnahme: C-Teile-Management, automatischer Nachschub über Kanban-Systeme oder Vendor Managed Inventory (VMI). Hier darf kein Einkäufer manuell eingreifen. - AZ-Güter (Hoher Wert, unregelmäßiger Bedarf):
Strategie: Risikomanagement.
Maßnahme: Sicherheitsbestände prüfen, alternative Lieferanten qualifizieren, um Engpässe zu vermeiden.
Das Ziel dieses Deep Dives: Verwenden Sie Ihre wertvolle Zeit nicht auf C-Teile. Automatisieren Sie diese („Low hanging fruits“) und investieren Sie die gewonnene Zeit in die Pflege der A-Lieferanten.
8. Operativer vs. Strategischer Einkauf
Um den Einkauf dauerhaft zu optimieren, müssen Sie die Aufgaben trennen. Wenn Ihre Einkäufer den ganzen Tag mit Reklamationen und Einzelbestellungen beschäftigt sind, bleibt keine Zeit für Strategie. Ratgeber: Vom operativen zum strategischen Einkauf – dank KI.
Operativer Einkauf (Tagesgeschäft):
- Bestellabwicklung und Terminverfolgung.
- Rechnungsprüfung.
- Reklamationsbearbeitung.
- Ziel: Maximale Automatisierung.
Strategischer Einkauf (Zukunftssicherung):
- Marktbeobachtung und Sourcing-Strategien.
- Verhandlung von Rahmenverträgen.
- Lieferantenentwicklung und Risikomanagement.
- Ziel: Wertschöpfung und Innovation.
9. Fazit: Nachhaltig den Einkauf optimieren
Den Einkauf zu optimieren ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Unternehmen, die ihre Beschaffung professionalisieren, profitieren doppelt: Sie senken ihre direkten Kosten durch bessere Konditionen und ihre indirekten Kosten durch effizientere, digitale Prozesse. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Transparenz der Daten und der Disziplin, „wildes Einkaufen“ zu unterbinden.
10. Häufige Fragen (FAQ) zum Thema Einkauf optimieren
Was ist der größte Hebel, wenn man den Einkauf optimieren möchte?
Der größte Hebel ist meist die Reduzierung der Prozesskosten bei C-Gütern (geringer Warenwert, hoher Bestellaufwand) durch Automatisierung sowie die Bündelung von Einkaufsvolumen bei A-Gütern für bessere Preise.
Wie lange dauert es, den Einkauf zu optimieren?
Erste Erfolge (Quick Wins) durch Nachverhandlungen sind oft innerhalb von 3 Monaten sichtbar. Eine vollständige digitale Transformation und Prozessumstellung, um den Einkauf grundlegend zu optimieren, dauert in der Regel 12 bis 24 Monate.
Was versteht man unter TCO (Total Cost of Ownership)?
TCO betrachtet nicht nur den Kaufpreis, sondern alle Kosten, die ein Produkt über den Lebenszyklus verursacht (Transport, Lagerung, Wartung, Entsorgung). Ein günstiger Kaufpreis kann durch hohe Folgekosten schnell unwirtschaftlich werden.
Ist es auch für KMUs sinnvoll, den Einkauf zu optimieren?
Ja, absolut. Gerade im Mittelstand fehlen oft Rahmenverträge. Schon einfache Maßnahmen wie die Reduzierung der Lieferantenanzahl und die Einführung klarer Bestellanweisungen können die Liquidität sofort verbessern.
