Einkaufsberatung für den Handel

1. Definition: Was ist Einkaufsberatung im Handel?

Einkaufsberatung (Procurement Consulting) bezeichnet die Dienstleistung externer Experten, die Handelsunternehmen dabei unterstützen, ihre Beschaffungsaktivitäten zu professionalisieren. Im Gegensatz zum operativen Einkauf, der sich oft im Tagesgeschäft (Bestellabwicklung) verliert, fokussiert sich die Beratung auf den strategischen Einkauf.

Ziel ist es nicht nur, den günstigsten Preis zu erzielen, sondern die „Total Cost of Ownership“ (TCO) zu senken. Das bedeutet, alle Kosten, die mit dem Erwerb, der Nutzung und der Entsorgung einer Ware verbunden sind, werden betrachtet. Für den Handel ist dies essenziell, da im Einkauf der Gewinn liegt: Eine Einsparung im Einkauf wirkt sich direkt und zu 100 % auf das Betriebsergebnis (EBIT) aus, während eine Umsatzsteigerung nur anteilig über die Marge wirkt.

2. Vorteile: Warum externe Beschaffungsoptimierung nutzen?

Viele Händler fragen sich, warum sie externe Berater hinzuziehen sollten, wenn sie bereits interne Einkäufer beschäftigen. Der Mehrwert liegt in der Spezialisierung und dem unverstellten Blick von außen.

„Der Einkauf ist der einzige Unternehmensbereich, in dem jeder gesparte Euro direkt den Gewinn erhöht. Im Vertrieb muss für den gleichen Ergebniseffekt oft der zehnfache Umsatz erzielt werden.“

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Sofortige Ergebniswirksamkeit: Kostensenkungen schlagen sich direkt im Gewinn nieder.
• Markttransparenz: Berater verfügen über Benchmarks und wissen, welche Konditionen bei Lieferanten marktüblich sind.
• Entlastung des Teams: Interne Mitarbeiter werden von zeitaufwendigen Ausschreibungen und Analysen befreit.
• Objektivität: Aufbrechen von „Das haben wir schon immer so gemacht“-Strukturen und alten Lieferantenbeziehungen, die nicht mehr wettbewerbsfähig sind.
• Know-how-Transfer: Einführung moderner Verhandlungsmethoden (z. B. Spieltheorie) und digitaler Tools in das Unternehmen.

3. Prozess: Der Ablauf einer professionellen Einkaufsberatung

Eine fundierte Beratung folgt einem strukturierten Prozess, um Potenzial zu heben, ohne die Qualität oder Lieferfähigkeit zu gefährden.

„Oft scheitern Optimierungen nicht an fehlenden Marktchancen, sondern an verkrusteten internen Strukturen. Der externe Blick ist der Schlüssel, um diese Hürden neutral zu überwinden.“

Schritt 1: Die Potenzialanalyse und Transparenz
Zunächst werden die aktuellen Ausgaben (Spend Cube) analysiert. Wer kauft was, bei wem, zu welchem Preis und zu welchen Konditionen? Diese Transparenz ist die Basis für alle weiteren Entscheidungen.

Schritt 2: Die Strategieentwicklung und Hebeldefinition
Nicht für jede Warengruppe ist die gleiche Strategie sinnvoll. Hier werden die Hebel definiert: Soll gebündelt werden? Brauchen wir neue Lieferanten oder entwickeln wir bestehende?

Schritt 3: Die Ausschreibung und Verhandlung
Auf Basis der Strategie werden Ausschreibungen am Markt platziert. Einkaufsberater führen hier oft mehrstufige Verhandlungen. Dabei kommen Techniken wie e-Auctions (elektronische Auktionen) oder komplexe Verhandlungsdesigns zum Einsatz.

Schritt 4: Die Implementierung und das Lieferantenmanagement
Nach Vertragsabschluss muss sichergestellt werden, dass die neuen Konditionen auch im System hinterlegt und genutzt werden (Compliance).

4. Deep Dive: Die Kraljic-Matrix zur Klassifizierung

Professionelle Einkaufsberater nutzen fast immer die Kraljic-Matrix, um Warengruppen zu segmentieren. Sie hilft zu entscheiden, wie viel Zeit und Energie in welche Produkte investiert werden muss. Die Matrix teilt Einkaufsgüter anhand von zwei Achsen ein: Ergebniseinfluss (Wie viel Geld geben wir aus?) und Versorgungsrisiko (Wie schwer ist das Produkt zu beschaffen?).

Daraus ergeben sich vier Strategien:

• 1. Strategische Produkte (Hoher Einfluss, Hohes Risiko): Partnerschaft. Hier darf man den Lieferanten nicht zu stark im Preis drücken, sonst gefährdet man die Lieferung. Ziel sind langfristige Verträge und Innovationen.
• 2. Hebelprodukte (Hoher Einfluss, Geringes Risiko): Wettbewerb nutzen. Da es viele Anbieter gibt, kann man hier aggressiv verhandeln und Preise drücken. Hier liegt oft das größte monetäre Einsparpotenzial.
• 3. Engpassprodukte (Geringer Einfluss, Hohes Risiko): Absicherung. Der Preis ist zweitrangig, die Verfügbarkeit ist alles. Man sucht nach Alternativen oder lagert größere Bestände ein.
• 4. Unkritische Produkte (Geringer Einfluss, Geringes Risiko): Effizienz. Hier lohnt sich langes Verhandeln nicht. Prozesse müssen automatisiert werden (E-Procurement), um den administrativen Aufwand zu minimieren.

5. Strategie: Direkter vs. Indirekter Einkauf

Im Handel muss klar zwischen direktem und indirektem Einkauf unterschieden werden, da die Ansätze der Einkaufsberatung hier variieren.

Direkter Einkauf (Handelswaren)
Dies betrifft die Waren, die weiterverkauft werden. Fokus: Marge, Verfügbarkeit, Zahlungsziele, Werbekostenzuschüsse (WKZ).

Indirekter Einkauf (Gemeinkosten)
Dies umfasst alles, was für den Betrieb notwendig ist, aber nicht verkauft wird (Energie, Logistik, Verpackung, IT, Reinigung, Fuhrpark). Da diese Kosten oft „nebenbei“ von Fachabteilungen verursacht werden (Maverick Buying), liegt hier oft enormes Einsparpotenzial durch Bündelung und Rahmenverträge.

6. Digitalisierung: E-Procurement und Automatisierung

Ein moderner Ratgeber zur Einkaufsberatung darf die Digitalisierung nicht ausklammern. Analoge Prozesse sind Kostentreiber.

Wichtige digitale Bausteine im Handel:

• E-Procurement-Systeme: Katalogbasierte Bestellsysteme für C-Teile reduzieren die Prozesskosten einer Bestellung drastisch.
• Schnittstellen (EDI): Elektronischer Datenaustausch für Bestellungen und Rechnungen minimiert manuelle Fehler.
• KI im Einkauf: Künstliche Intelligenz hilft heute bereits bei der Prognose von Bedarfen (Forecasting), um Lagerbestände zu optimieren.

7. Fazit: Einkaufsberatung im Handel für mehr Ertrag

Die Einkaufsberatung im Handel ist keine Maßnahme für Krisenzeiten, sondern ein Instrument der dauerhaften Wettbewerbsfähigkeit. In einem Marktumfeld, das von Preiskämpfen und Online-Konkurrenz geprägt ist, ist der Einkauf oft der effektivste Hebel zur Sicherung der Profitabilität. Wer die Kraljic-Matrix anwendet, zwischen direktem und indirektem Bedarf unterscheidet und Prozesse konsequent digitalisiert, profitiert nicht nur von besseren Preisen, sondern auch von einem widerstandsfähigen Lieferantennetzwerk.

8. FAQ: Häufige Fragen zur Einkaufsberatung im Handel

Was kostet eine professionelle Einkaufsberatung im Handel?

Es gibt zwei gängige Modelle: 1. Erfolgsabhängig: Das Honorar berechnet sich prozentual aus den tatsächlich erzielten Einsparungen (oft über 12–24 Monate). 2. Tagessatz: Ein klassisches Beraterhonorar pro Tag, üblich bei strategischen Projekten (z. B. Digitalisierung).

Für wen lohnt sich die Einkaufsberatung im Handel besonders?

Sie lohnt sich für fast alle Handelsunternehmen ab einem gewissen Einkaufsvolumen (oft ab ca. 5–10 Mio. € Jahresumsatz), da erst hier die Einsparpotenziale die Beratungskosten deutlich übersteigen.

Ersetzt der externe Berater meinen Einkaufsleiter?

Nein. Der Berater für Einkaufsberatung im Handel agiert als „Sparringspartner“ und Coach. Er bringt temporäre Ressourcen und spezialisiertes Wissen ein, während der Einkaufsleiter die langfristige Verantwortung behält.

Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit in der Einkaufsberatung?

Eine zunehmend wichtige. Berater helfen dabei, Lieferketten transparent zu machen (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) und nachhaltige Alternativen zu beschaffen, was wiederum das Markenimage des Händlers stärkt.