Einkaufsberatung in der Bauwirtschaft

1. Definition: Was ist Einkaufsberatung in der Bauwirtschaft?

Um den Wert einer Beratung einzuschätzen, ist eine klare Abgrenzung notwendig. Die Einkaufsberatung in der Bauwirtschaft unterscheidet sich grundlegend von klassischen Beratungen für die stationäre Industrie.

Projektgeschäft vs. Seriengeschäft

Während die Industrie Bauteile in Serie plant, ist jedes Bauprojekt ein Unikat. Eine Einkaufsberatung am Bau entwickelt daher Lösungen, die flexibel auf wechselnde Leistungsverzeichnisse, unterschiedliche Projektstandorte und wechselnde Teams anwendbar sind.

Fokus auf Material und Nachunternehmer

Eine professionelle Baueinkaufsberatung deckt zwei Bereiche ab: Materialbeschaffung (Baustoffe wie Beton, Stahl, Holz) und Nachunternehmer-Management. Da Generalunternehmer oft bis zu 70 % der Bauleistung fremdvergeben, umfasst die Beratung explizit die Auswahl, Bewertung und vertragliche Bindung von Subunternehmern.

Strategie statt Abwicklung

Die Beratung fungiert nicht als externe Bestellabteilung. Sie ist eine strategische Instanz, die Einkaufsprozesse, Lieferantenstrukturen und digitale Tools so aufstellt, dass das Bauunternehmen langfristig profitabler und risikoärmer agiert.

2. Die aktuellen Herausforderungen im Baueinkauf

Die Rahmenbedingungen am Bau haben sich drastisch gewandelt. Unternehmen, die ihren Einkauf nicht professionalisieren, geraten unter Druck.

Die Haupttreiber für den Beratungsbedarf sind:

• Volatile Materialpreise: Starke Schwankungen bei Stahl, Holz und Dämmstoffen erschweren die Kalkulation.
• Lieferengpässe: Die Materialverfügbarkeit ist kritisch. Stillstand auf der Baustelle verursacht oft höhere Kosten als ein moderater Mehrpreis beim Material.
• Fachkräftemangel: Technischen Einkäufern fehlt oft die Zeit für strategische Aufgaben, da das operative Tagesgeschäft dominiert.
• ESG und Nachhaltigkeit: Bauherren fordern Nachweise über nachhaltige Lieferketten, die der Einkauf beschaffen und verwalten muss.

„Der Einkauf am Bau hat sich gewandelt. Es reicht nicht mehr, nur den günstigsten Preis zu suchen. Versorgungssicherheit und verlässliche Partner sind zur neuen Währung geworden.“

3. Die 4 Säulen einer professionellen Einkaufsberatung

Eine professionelle Einkaufsberatung arbeitet an vier zentralen Hebeln:

Strategisches Lieferantenmanagement

Der Fokus liegt auf langfristigen Partnerschaften statt kurzfristigem „Spot-Buying“. Berater klassifizieren Lieferanten und verhandeln Rahmenverträge, die Preise und Verfügbarkeiten sichern. Zudem werden Alternativlieferanten aufgebaut, um Abhängigkeiten zu reduzieren.

Prozessoptimierung und Digitalisierung

Viele Bauunternehmen nutzen noch veraltete Excel-Strukturen. Die Beratung führt digitale Lösungen (E-Procurement) ein, die den Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsprüfung automatisieren und Prozesskosten senken.

Warengruppenmanagement

Unterschiedliche Materialien erfordern unterschiedliche Strategien. Die Beratung bündelt Bedarfe über verschiedene Projekte hinweg, um Einkaufsvolumina zu erhöhen und bessere Konditionen durchzusetzen (Bündelungseffekte).

Nachunternehmer-Management

Da Nachunternehmer einen Großteil der Wertschöpfung erbringen, optimieren Berater die NU-Verträge, führen Bonitätsprüfungen ein und etablieren Bewertungssysteme zur Qualitätssicherung.

4. Schritt-für-Schritt-Ablauf einer Beratung

Ein strukturierter Prozess sorgt für Transparenz und messbare Erfolge.

Schritt 1: Die Potenzialanalyse (Audit)

Der Status quo wird analysiert. Der Berater prüft vergangene Projekte, Rechnungen und Verträge, um Einsparpotenziale und strategische Lücken zu identifizieren.

Schritt 2: Strategieentwicklung

Ein Fahrplan wird erstellt. Es wird definiert, welche Warengruppen neu ausgeschrieben und welche digitalen Tools eingeführt werden.

Schritt 3: Umsetzung und Verhandlung

Der Berater begleitet die Verhandlungen aktiv oder coacht das Einkaufsteam. Ziel ist der Abschluss neuer Rahmenverträge und die Realisierung der Einsparungen.

Schritt 4: Verankerung und Controlling

Neue Prozesse werden festgeschrieben und Kennzahlen (KPIs) eingeführt, um den Erfolg nachhaltig zu sichern.

5. Deep Dive: Value Engineering und Nachunternehmer-Optimierung

Dieser Bereich unterscheidet exzellente Einkaufsberatung von reiner Preisverhandlung. Oft liegt der größte Hebel nicht im Rabatt auf den Listenpreis, sondern in der technischen Optimierung der Leistung vor der Vergabe.

Was ist Value Engineering im Einkauf?

Hierbei prüfen spezialisierte Einkaufsberater gemeinsam mit der Bauleitung das Leistungsverzeichnis (LV) auf technische Alternativen.

• Beispiel: Kann statt des ausgeschriebenen teuren Markenprodukts ein gleichwertiges, günstigeres Fabrikat eingesetzt werden?
• Beispiel: Lässt sich durch eine Änderung des Wandaufbaus oder der TGA-Planung Material sparen, ohne die Qualität zu mindern?

Durch dieses Vorgehen werden oft Einsparungen von 10 % bis 15 % erzielt, die durch reine Preisverhandlungen niemals möglich wären.

Paketvergabe bei Nachunternehmern

Statt jedes Gewerk einzeln an kleine Handwerker zu vergeben (Los-Vergabe), analysiert die Beratung, ob eine Paketvergabe sinnvoller ist.

• Der Vorteil: Durch die Bündelung von z. B. Heizung, Lüftung und Sanitär an einen größeren Nachunternehmer (TGA komplett) sinken oft die Schnittstellenkosten und das Koordinationsrisiko für die Bauleitung. Der Einkaufspreis wird durch das höhere Auftragsvolumen attraktiver.

Ein erfahrener Einkaufsberater bringt genau dieses strategische Wissen ein und fungiert als Bindeglied zwischen Kalkulation, Bauleitung und Einkauf.

6. Kosten vs. Nutzen: Lohnt sich ein Berater?

In der Bauwirtschaft sind zwei Honorarmodelle üblich:

1. Erfolgsabhängige Vergütung: Der Berater erhält einen Anteil der erzielten Einsparungen. Das Risiko für das Unternehmen ist minimal.
2. Tagessatz: Für strategische Themen wie Digitalisierung wird meist ein Festhonorar vereinbart.

Der Return on Investment (ROI) ist in der Regel hoch. Erfahrungsgemäß lassen sich Materialkosten um 3 % bis 8 % und Nachunternehmerkosten um 5 % bis 12 % senken. Dies wirkt sich direkt positiv auf die Gewinnmarge aus.

7. Fazit zur Einkaufsberatung Bauwirtschaft

Einkaufsberatung in der Bauwirtschaft ist für den Mittelstand essenziell, um Margen zu schützen. Der Erfolg basiert nicht auf rücksichtslosem Preisdruck, sondern auf intelligenten Prozessen, Digitalisierung und partnerschaftlichem Lieferantenmanagement. Ein externer Blick hilft, Ineffizienzen aufzudecken, die im Tagesgeschäft untergehen.

„Oft sieht man im Tagesgeschäft den Wald vor lauter Bäumen nicht. Die externe Analyse hat uns Einsparpotenziale aufgezeigt, die wir intern schlicht übersehen hatten, weil wir es ’schon immer so gemacht‘ haben.“

8. Häufige Fragen (FAQ) zur Einkaufsberatung Bauwirtschaft

Für welche Unternehmensgröße lohnt sich eine Einkaufsberatung?

Ab einem Einkaufsvolumen von ca. 2–3 Millionen Euro pro Jahr rechnet sich eine Beratung fast immer. Auch kleinere Betriebe profitieren von punktuellen Coachings.

Wie lange dauert ein Beratungsprojekt?

Eine Potenzialanalyse dauert 2 bis 5 Tage. Ein umfassendes Optimierungsprojekt läuft meist über 3 bis 6 Monate.

Muss ich meine Lieferanten wechseln?

Nein, oft werden mit bestehenden Lieferanten bessere Konditionen vereinbart. Ein Wechsel erfolgt nur, wenn der Partner nicht wettbewerbsfähig ist.

Hilft Beratung bei öffentlichen Ausschreibungen?

Ja. Optimierte Einkaufspreise ermöglichen eine schärfere Kalkulation, was die Chancen auf den Zuschlag bei öffentlichen Ausschreibungen erhöht.