Gesetzliche Änderungen im Einkauf 2026: Ihr Compliance-Ratgeber

Das Jahr 2026 markiert eine Zeitenwende für Einkaufs- und Beschaffungsabteilungen in Deutschland und Europa. Die Gesetzlichen Änderungen im Einkauf 2026 – von der EUDR (entwaldungsfreie Lieferketten) über verschärfte Sorgfaltspflichten (CSDDD/LkSG) bis hin zur digitalen Rechnungsstellung (E-Invoicing) und dem Digitalen Produktpass (DPP) – zwingt Unternehmen zur sofortigen Prozess- und Systemanpassung. Dieser Ratgeber bietet Einkaufsleitern und Unternehmern einen klaren Fahrplan, um Compliance-Risiken zu eliminieren und die Beschaffung strategisch neu auszurichten.

1. Inhaltsverzeichnis

• 1. Einführung — Die Bedeutung des Jahres 2026
• 2. Sechs zentrale Gesetzes-Wegweiser für den Einkauf
  • EUDR – Waldschutz in der Lieferkette
  • Lieferkettensorgfalt: LkSG-Reform & EU-CSDDD
  • CSRD – Nachhaltigkeits-Reporting
  • Produkthaftung in der Digital-Ära
  • E-Invoicing: Die digitale Pflichtrechnung
  • Digitaler Produktpass (DPP/ESPR)
• 3. Die neue Rolle des Einkaufs: Auswirkungen und Herausforderungen
• 4. Der 9-Punkte-Aktionsplan bis 2026
• 5. Vertragsgestaltung: Neue Hebel für Compliance
• 6. Wissenstransfer: Schulung und Change Management
• 7. Messgrößen für den Erfolg (KPIs)
• 8. Häufige Hürden und Fallstricke
• 9. Fazit: Vom Kostenfaktor zum Compliance-Hub
• 10. FAQ: Gesetzliche Änderungen im Einkauf 2026

1. Einführung — Die Bedeutung des Jahres 2026

Das Jahr 2026 wird zur Proof-of-Concept-Phase für die Umsetzung weitreichender europäischer Nachhaltigkeits- und Digitalisierungsziele. Der Einkauf steht dabei im Zentrum, da er die Schnittstelle zur externen Lieferkette darstellt. Wer jetzt aktiv wird, kann Compliance-Strafen, Reputationsschäden und Lieferengpässe vermeiden. Der Schlüssel liegt in der Umwandlung von gesetzlichem Zwang in einen strategischen Wettbewerbsvorteil.

„Proaktive Compliance ist in der heutigen Geschäftswelt keine Option mehr, sondern die notwendige Basis für zukünftiges Wachstum.“

2. Sechs zentrale Gesetzes-Wegweiser für den Einkauf

Diese sechs Gesetzeswerke sind für den Einkauf entscheidend:

2.1. EUDR – Waldschutz in der Lieferkette

Die EU Deforestation Regulation fordert den Nachweis, dass bestimmte Rohstoffe (z. B. Kaffee, Rindfleisch, Holz, Kakao) nicht aus entwaldeten Gebieten stammen.

• Kernanforderung: Der Einkauf muss Geo-Koordinaten der Herkunftsorte und lückenlose Due-Diligence-Prozesse einfordern und dokumentieren.
• Fristen: Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben eine Übergangsfrist bis Mitte 2026.

2.2. Lieferkettensorgfalt: LkSG-Reform & EU-CSDDD

Während das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) präzisiert wird, bringt die kommende EU-Richtlinie CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive) langfristig eine deutliche Ausweitung der Sorgfaltspflichten.

• Aufgabe des Einkaufs: Kontinuierliches Risikomanagement in der Lieferkette, Aufbau effektiver Beschwerdemechanismen und die Umsetzung von Abhilfemaßnahmen bei festgestellten Verstößen.

2.3. CSRD – Nachhaltigkeits-Reporting

Die Corporate Sustainability Reporting Directive macht eine detaillierte ESG-Berichterstattung (Environment, Social, Governance) für viele Unternehmen zur Pflicht.

• Neue Rolle: Der Einkauf wird zum Hauptdatenlieferanten. Die Emissionen in der Wertschöpfungskette (Scope 3) sowie soziale Risiken bei Lieferanten müssen zuverlässig erfasst, validiert und berichtet werden.

2.4. Produkthaftung in der Digital-Ära

Überarbeitete EU-Regeln (Product Safety Regulation, Product Liability Directive) erweitern die Haftung der Unternehmen massiv, insbesondere für digitale Komponenten und Software.

• Fokus Sicherheit: Der Einkauf muss künftig die Sicherheits- und Update-Zyklen von Software- und Produktlieferanten prüfen und vertraglich absichern (z. B. Patches bei kritischen Schwachstellen).

2.5. E-Invoicing: Die digitale Pflichtrechnung

Die strukturierte elektronische Rechnungsstellung (wie XRechnung oder Peppol) wird in Deutschland und der EU schrittweise zur Pflicht.

• Prozessumstellung: Einkauf und Kreditorenbuchhaltung müssen ihre ERP- und AP-Systeme umstellen, um E-Rechnungen strukturiert empfangen und verarbeiten zu können. Lieferanten müssen technisch eingebunden werden.

2.6. Digitaler Produktpass (DPP/ESPR)

Die Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR) führt den Digitalen Produktpass (DPP) ein, ein digitalen Datensatz zu Material, Reparierbarkeit, Recycling und CO₂-Fußabdruck eines Produkts.

• Datenbeschaffung: Der Einkauf muss sicherstellen, dass Lieferanten diese komplexen, maschinenlesbaren DPP-Daten liefern und die internen Stammdatensysteme entsprechend erweitert werden.

3. Die neue Rolle des Einkaufs: Auswirkungen und Herausforderungen

Die Gesetzgebung transformiert den Einkauf von einem reinen Preisverhandler zu einem strategischen Compliance- und Daten-Hub:

Risiko & Compliance

• Höhere Haftungsrisiken erfordern ein zentrales und proaktives Risikomanagement.
• Nichteinhaltung kann zu hohen Bußgeldern und schwerwiegenden Reputationsschäden führen.

Lieferanten-Management

• ESG-Kriterien werden zu gleichwertigen Auswahlkriterien neben Preis und Qualität.
• Audits und tiefergehende Bewertungen für Hochrisiko-Lieferanten sind unerlässlich.
• Standardverträge müssen Compliance-Klauseln für Nachhaltigkeit, Sicherheit und Datenlieferung enthalten.

IT & Prozess-Anpassung

• Bestehende Systeme (ERP, SRM, PIM) brauchen massive Upgrades für die Verwaltung neuer Datenformate (Geo-Daten, DPP, E-Invoicing-Standards).
• Automatisierung ist notwendig, um den Aufwand für die Dokumentation und Datenanfragen zu bewältigen.

Reporting & Dokumentation

• Der Einkauf muss Daten nicht nur sammeln, sondern auch deren Qualität und Validität sicherstellen, da sie die Basis für die externe CSRD-Berichterstattung bilden.
• Die Audit-Fähigkeit aller Beschaffungsprozesse muss gewährleistet sein.

4. Der 9-Punkte-Aktionsplan bis 2026

So bringen Sie Ihr Unternehmen auf Compliance-Kurs:

1. Projektteam etablieren: Interdisziplinäre Zusammenarbeit von Einkauf, Rechtsabteilung, IT und ESG-Verantwortlichen.
2. Kritische Analyse: Lieferanten-Mapping zur Identifizierung kritischer Rohstoffe und riskanter Herkunftsregionen.
3. Due Diligence anpassen: Überarbeitung der Lieferantenfragebögen (Einbindung von Geo-Daten, Zertifikaten, E-Invoicing-Standards).
4. Verträge prüfen: Integration zwingender Klauseln zu ESG, IT-Sicherheit und digitalen Standards.
5. Pilotprojekte starten: Testen von E-Invoicing mit einigen Partnern; Sammeln von DPP-Daten für eine Produktgruppe.
6. System-Upgrade: ERP/SRM/PIM-Systeme für die neuen Datenanforderungen erweitern und Workflows automatisieren.
7. Mitarbeiter schulen: Qualifizierung des gesamten Einkaufsteams in den neuen gesetzlichen Pflichten.
8. Monitoring aufsetzen: Einführung von KPIs zur Messung des Fortschritts und der Compliance-Quote.
9. Regelmäßiger Review: Anpassung von Prozessen und Strategien basierend auf den ersten Erfahrungen.

5. Vertragsgestaltung: Neue Hebel für Compliance

Verträge müssen zum zentralen Steuerungsinstrument der Lieferantenbeziehung werden:

• Nachhaltigkeit & Herkunft: Verpflichten Sie Lieferanten zur transparenten Offenlegung von Herkunftsnachweisen und Geo-Koordinaten.
• Produkt-Sicherheit: Legen Sie klare Service Level Agreements (SLAs) für Software-Updates und Sicherheitspatches fest.
• E-Invoicing: Verankern Sie die Pflicht zur Nutzung standardisierter, strukturierter E-Rechnungsformate.
• Datenlieferung: Sichern Sie die Lieferung aller relevanten DPP-Daten in einem maschinenlesbaren Format zu.

6. Wissenstransfer: Schulung und Change Management

Ohne qualifizierte Mitarbeiter scheitert die Transformation:

• Umfassendes Programm: Erstellen Sie Schulungsmodule zu allen sechs Kernbereichen (EUDR, CSDDD, CSRD, Produktsicherheit, E-Invoicing, DPP).
• Awareness: Nutzen Sie interne Kommunikation (Newsletter, Workshops), um das Bewusstsein für die neuen Pflichten zu schärfen.
• Praxisbezug: Arbeiten Sie mit Use Cases und Pilotprojekten, um die Theorie in die Praxis zu überführen.
• Kontinuierliches Lernen: Überwachen Sie neue rechtliche Entwicklungen und passen Sie die Trainingsinhalte entsprechend an.

7. Messgrößen für den Erfolg (KPIs)

Der Erfolg der Umstellung muss messbar sein:

• EUDR-Nachweisquote: Anteil der kritischen Lieferanten, die alle notwendigen EUDR-Daten geliefert haben.
• Digitalisierungsgrad: Prozentsatz der Rechnungen, die strukturiert elektronisch eingehen.
• Datenvollständigkeit: Anteil der Produkte mit komplett erfassten DPP-Datensätzen.
• Audit-Frequenz: Anzahl der durchgeführten Lieferanten-Audits pro Jahr, gewichtet nach Risiko.
• Schulungsquote: Anteil der Einkaufsmitarbeiter, die alle Pflichtschulungen abgeschlossen haben.

8. Häufige Hürden und Fallstricke

Seien Sie sich dieser Risiken bewusst:

• Lieferanten-Widerstand: Besonders KMU-Lieferanten haben oft nicht die Kapazitäten, komplexe neue Daten (z. B. Geo-Daten) zu liefern.
• IT-Altlasten: Inflexible, veraltete ERP- und SRM-Systeme, die keine neuen Datenstrukturen unterstützen.
• Mangelnde Datenqualität: Unvollständige oder nicht validierte Daten gefährden die gesamte Compliance-Berichterstattung.
• Unterschätzte Kosten: Zu geringe Budgets für notwendige Audits, IT-Entwicklung und Schulungen.
• Regulatorische Komplexität: Die Interpretation und Anwendung der neuen EU-Vorschriften ist oft schwierig und erfordert Rechtsberatung.

9. Fazit: Vom Kostenfaktor zum Compliance-Hub

2026 ist nicht nur ein Jahr neuer Regeln, sondern eine strategische Chance. Der Einkauf entwickelt sich vom Kostenverwalter zum zentralen Compliance-Hub und Datenintegrator des Unternehmens. Nur wer jetzt systematisch handelt, Prozesse digitalisiert und die Lieferkette transparent macht, sichert sich nachhaltig Wettbewerbsfähigkeit und vermeidet empfindliche Strafen. Die enge Zusammenarbeit von Einkauf, IT und Rechtsabteilung ist dabei nicht optional, sondern zwingend erforderlich.

„Die größte Gefahr in Zeiten des Wandels liegt nicht im Wandel selbst, sondern darin, mit den gestrigen Strategien festzuhalten.“

10. FAQ (Häufig gestellte Fragen) Gesetzliche Änderungen im Einkauf 2026

Müssen wirklich alle Lieferanten befragt werden, auch kleine?

Nicht zwingend sofort. Die Priorität liegt auf kritischen Lieferanten (hohe Wertigkeit, risikobehaftete Rohstoffe/Regionen). Starten Sie mit einem gestaffelten Vorgehen, bei dem die Top-Tier-Lieferanten zuerst compliant gemacht werden.

Was passiert, wenn ein Lieferant sich weigert, EUDR-Daten zu liefern?

Das stellt ein direktes Compliance-Risiko dar. Reagieren Sie, indem Sie Nachverhandlungen führen, alternative Lieferanten suchen oder – falls keine Lösung gefunden wird – eine Auslistung in Betracht ziehen, um die eigene Haftung zu minimieren.

Wie aufwendig ist die Umstellung auf E-Invoicing?

Der Aufwand hängt von Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur ab. Moderne ERP-Systeme können oft durch Schnittstellen schnell angepasst werden. Ältere Systeme ohne native Unterstützung für E-Rechnungen erfordern jedoch höhere Investitionen und komplexere Implementierungen.

Muss das gesamte Unternehmen einen digitalen Produktpass (DPP) haben?

Der DPP wird schrittweise und produktgruppenspezifisch eingeführt. Das Unternehmen muss ihn nicht sofort für alle Produkte haben. Beginnen Sie mit den Produktgruppen, für die bald delegierte Rechtsakte erwartet werden.

Wie oft müssen Lieferanten-Audits durchgeführt werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden?

Die Frequenz ist risikobasiert. Bei Hochrisiko-Lieferanten (z. B. bei Bedenken hinsichtlich Herkunft oder Produktsicherheit) sind jährliche Audits sinnvoll. Bei weniger kritischen Partnern können Remote-Prüfungen oder dokumentenbasierte Verifizierungen ausreichen.